Windykacja, czyli odzyskiwanie należności od niepunktualnych dłużników należy do grupy zadań trudnych, a czasem wręcz niewykonalnych. Niezapłacenie faktury przez roztargnienie czy zapomnienie zdarzyć się może każdemu, ale co ma zrobić przedsiębiorca, który zapominalskich klientów czy kontrahentów ma setki?
Na początek windykacja miękka
Większość długów można odzyskać, ale potrzeba na to czasu. Gdy mija termin zapłaty warto spróbować metod windykacji miękkiej, czyli polubownej. To zespół działań polegających na przypomnieniu o zaległościach i ustaleniu nowego terminu zapłaty.
Windykacja miękka pozwala zachować poprawne relacje, ale wymaga dużej wprawy w prowadzeniu negocjacji. Podczas rozmów trzeba hamować emocje, działać powściągliwie i dyplomatycznie, a przy tym asertywnie. Grzeczne przypominanie działa lepiej, niż kierowanie spraw do sądu czy umieszczanie nazwisk dłużników w rejestrach. Jak pokazuje praktyka większość zaległości daje się odzyskać dzięki ponagleniom – to ewidentna oszczędność czasu i pieniędzy.
Voicebot dla windykacji – robot, który skutecznie negocjuje
Perspektywę dziesiątek godzin przy telefonie lub trudnych spraw sądowych może zmienić zakup nowoczesnego narzędzia – voicebot dla windykacji miękkiej to rozwiązanie pozwalające zredukować stanowiska osobowe w call center.
Oprogramowanie monitoruje zapisane w bazie faktury, umowy itp. dokumenty związane z płatnościami. W przypadku przekroczenia terminu zapłaty robot głosowy wybiera numer dłużnika i przeprowadza z nim rozmowę telefoniczną. Po przedstawieniu się i powitaniu voicebot prosi rozmówcę o potwierdzenie tożsamości – jednocześnie informuje go o rejestracji rozmowy. W dalszym ciągu wirtualna sekretarka nakreśla sprawę – podaje numer dokumentu, kwotę należności oraz termin spłaty, a następnie formułuje prośbę o wyznaczenie nowego terminu. Jeśli data podana przez dłużnika jest zbyt odległa, robot prosi o podanie innej – robi to do skutku, aż nowy termin będzie mieścił się w granicach akceptowalnych przez wierzyciela. Voicebot prosi o potwierdzenie ustalonego terminu, automatycznie zapisuje go w bazie i żegna się z rozmówcą.
Voicebot windykacja – dlaczego robot jest lepszy od człowieka?
Cała rozmowa prowadzona przez bota przebiega rzeczowo, spokojnie, bez zbędnych emocji – jeśli takie pojawiają się ze strony rozmówcy, bot nadal zachowuje się nienagannie. Nawet najbardziej odporni pracownicy call center raz na jakiś czas nie wytrzymują napięcia, wdają się w dyskusję, która w takim przypadku tylko eskaluje konflikt, zamiast go łagodzić.
Voicebot windykacja to stanowisko pracy, które nie podlega rotacji, a jego obsada nie choruje i nie potrzebuje urlopów.
W ciągu jednej minuty człowiek na stanowisku w call center może przeprowadzić 1-2 rozmowy. Voicebot w tym samym czasie wykona od 10 do 100 połączeń. Rentowność utrzymania stanowiska najlepiej ocenić przez pryzmat kosztu jednostkowego połączenia: rozmowa z konsultantem to ok. 3,5 złotego, połączenie z voicebotem kosztuje firmę 1,75 zł.